第一章总则

第一条为进一步加强和规范学校会议费管理，按照实事求是、精简高效、厉行节约的原则，根据《关于进一步完善省财政科研项目资金管理等政策的实施意见》（浙委办[2017]21号）、《关于进一步完善省属高校科研项目经费使用办法的通知》（浙教高科[2019]31号）的要求，结合国家有关规定和学校实际情况，制定本办法。

第二条本办法适用于学校及各学院（部）、部门、直属单位（以下简称“各单位”）举办（含主办、承办）的各类国内与国际会议、论坛，包括国内业务会议、国内管理会议、在华举办国际会议。

国内业务会议是指开展教学、科研、推广等活动举办的业务性会议，包括学术会议、学术论坛、研讨会、咨询会、评审会、答辩会、结题与验收会等。

国内管理会议是指除业务会议之外的其他会议，包括学校和各单位召开的工作研讨会、工作布置会、传达类会议、总结表彰会、座谈会等。

在华举办国际会议是指报经上级外事部门批准、在我国境内举办的国际会议。

第三条会议费使用和管理职责如下：

会议举办者对会议使用的合规性、合理性、真实性和相关性承担直接责任。会议举办者应当了解并遵守有关财经法律法规和会议费管理办法，依法、据实报销会议费。

各单位及项目负责人对会议的举办等相关事项承担审批和监管责任。

财务部门负责会议费的会计核算和财务管理，依据有关财经法律法规及学校会议费管理办法，实施会议费报销管理和服务。

第二章会议审批和管理

第四条各单位应建立健全会议审批管理制度，严格控制会议数量、会期、规模，注重会议质量，提高会议效率。

国内业务会议次数、天数、参会人数等，应由举办者根据会议性质、主要内容等实际情况确定，严格限定工作人员数量；国内管理会议会期不得超过2天（包含会议报到和离开时间），工作人员控制在会议代表的10%以内。

第五条学校实行会议审批制度，具体按下列办法审批：

(一）国内业务会议由分管校领导审批。其中，各类科技项目（课题）组召开、参会人数在50人以内的业务会议，由所在单位负责人审批。

（二）国内管理会议由分管校领导审批。其中，学校召开的全校性大会和中层干部大会，须经校党委书记审批；召开二级党组织书记全体会议，须经校党委书记审批；召开学院院长全体会议，须经校长审批；召开各部门主要负责人会议，根据议题内容经校党委书记或校长审批。

（三）在华举办国际会议，由国际合作与交流处负责认定，经分管校领导批准后，报上级外事部门审批。

第六条实行预算控制的经费召开会议，应严格按照预算管理的要求，在经费批准的会议费预算额度和标准内开支会议费。会议费涉及到政府集中采购的按集中采购相关规定办理。

第七条各单位召开会议应当改进会议形式，充分运用电视电话、网络视频等现代信息技术手段，降低会议成本，提高会议效率。

第八条各类会议应优先安排在学校内部会议室、报告厅等场所举办。当校内不具备召开条件时，可根据政府采购管理范围和工作实际情况，选择具有会议定点资格的定点场所。除上级主管部门同意或因教学科研特殊需要并经分管校领导审批，不得到上级部门明令禁止的风景名胜区召开会议。

第九条除必须住会的情况外，会议召开地代表和会议工作人员原则上不安排住宿。

第三章会议支出与报销

第十条会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议场地租金、交通费、文件印刷费、医药费等。

前款所称交通费是指用于会议代表接送站，以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。

第十一条会议费开支实行综合定额控制，各项费用之间可以调剂使用。具体定额标准如下：

单位:元/人.天

（一）综合定额里的其他费用包括会议室租金、交通费、文件印刷费、办公文具、医药费等。

（二）不安排住宿的会议，综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行，住宿费不能调剂使用；不安排就餐的会议，综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行，伙食费不能调剂使用。

（三）有委托其他单位承办会议事项的，应签订书面委托合同（协议），会议费在规定标准内报销。

第十二条下列费用纳入会议费预算，可不计入会议费综合控制定额，从相应的支出科目中据实列支：

（一）会议代表旅费。会议代表参加会议发生的旅费，原则上回会议代表单位报销。对确因工作需要，邀请学者、专家和有关人员参加会议所发生的城市间交通费、国际旅费，可对照学校相应标准在差旅费等费用中报销。

（二）参会专家人员费用。会议举办者根据工作需要，可按有关规定向邀请参会专家发放咨询费、讲课费、劳务费。

（三）同声传译人员翻译费、同声传译设备租金。

第十三条各单位在会议结束后应当及时汇总各项资料和票据，填写会议费报销单，统一办理报销手续。会议费报销时应提供：

（一）会议通知（包含会议议程）；

（二）《浙江农林大学举办会议审批表》；

（三）《浙江农林大学会议费决算表》；

（四）实际参会人员签到表、会议工作人员名单等；

（五）会议服务单位提供的费用发票、原始明细单据、电子结算单、委托合同（协议）等资料。

各类科技项目（课题）组举办的会期不超过1天，不安排住宿的评审会、验收会、项目答辩会等，报销会议费时无需提供会议通知和《浙江农林大学举办会议审批表》。

第十四条对于全部使用财政拨款举办的会议，不得再向参会人员收取费用，严禁转嫁摊派会议费；使用多种资金渠道举办的会议，按照成本补偿的原则，各单位可不以盈利为目的，适当向参会人员收取会议费，收取会议费的标准在会议费预算表内列明，款项及时解交学校账户，实行收支两条线管理，不得坐收坐支。

对于收取会议费的会议，或者获得专项资助的会议，原则上优先使用收取的会议费和专项资助经费。

第十五条除符合现金支付管理规定的费用外，会议费支付应当严格按照国库集中支付制度和公务卡管理制度的有关规定执行，以银行转账或公务卡方式结算。

第十六条会议举办者应严格按规定开支会议费，对超预算、超范围、超标准开支的费用不予报销。

第四章监督问责

第十七条各单位应当加强对本单位会议举办活动和经费报销的内控管理，自觉接受学校有关部门对会议举办活动及相关经费支出的监督检查。

第十八条严禁各单位借会议名义组织会餐或安排宴请；严禁预存、套取会议费设立“小金库”；严禁在会议费中列支公务接待费。

各单位办会不得安排高档套房；会议用餐严格控制菜品种类、数量和份量，严禁提供高档菜肴和香烟；不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用；不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观；严禁组织高消费娱乐、健身活动；严禁以任何名义发放纪念品；不得额外配发洗漱用品。

第十九条学校纪检监察、审计、财务等部门对会议费管理和使用情况进行监督检查。主要内容包括：

（一）会议审批制度是否健全，会议活动是否按规定履行审批手续；

（二）会议费开支范围和标准是否符合规定；

（三）会议费报销手续是否符合规定；

（四）会议费管理和使用的其他情况。

第二十条违反本办法规定，有下列行为之一的，依法依规追究会议举办单位和相关人员的责任：

（一）预存、套取会议费设立“小金库”的；

（二）以虚报会议人数、天数等手段骗取会议费的；

（三）违规扩大会议费开支范围，擅自提高会议费开支标准的；

（四）违规报销与会议无关费用的；

（五）其他违反本办法规定的。

有前款所列行为之一的，由学校纪检监察、审计、财务等部门责令改正，违规资金应予追回，并视情况予以通报。对直接责任人和相关负责人，按学校相关规定给予相应处理。如行为涉嫌违法的，移交司法机关处理。

第五章附则

第二十一条相关专项经费和科研项目管理办法中对会议费标准和开支范围有明确规定的，从其规定。

第二十二条本办法自2019年9月1日起执行，由计划财务处负责解释。

附件1

浙江农林大学举办会议审批表

附件2浙江农林大学会议费决算表

附件3

浙江农林大学会议参会人员签到表

会议名称：

会议时间：