第一条 为了加强学校会计档案管理，根据《中华人民共和国会计法》、财政部和国家档案局联合颁布的《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）及相关规定，结合学校实际情况，特制定本办法。
第二条 学校会计档案归口学校档案管理部门和学校财务部门共同管理。学校财务部门负责会计档案的立卷、归档、保管（移交档案管理部门前）、查阅、协助销毁等项工作。保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。
第三条 学校各部门负责人要重视会计档案管理工作，学校财务部门须指定专人负责会计档案的日常管理，要明确会计档案管理岗位的职责，建立健全会计档案的内部控制制度。要保证会计档案管理必要的经费和设施（包括必要的存放地点、存放设施）。
第四条 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，学校会计档案是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据，是学校全部档案的重要组成部分，反映了学校财务管理、会计活动的全过程。必须遵循其自然形成的规律，保持其有机联系，保证完整、准确、系统。会计档案具体包括：
1、会计凭证类：原始凭证、记账凭证、其他会计凭证。
2、会计账簿类：总账，明细账，日记账，辅助账簿，其他会计账簿。
3、财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。
4、其他类：年度校内预算，银行存款余额调节表，银行对账单，会计科目和项目编码及使用说明，会计电算化处理授权登记或使用权限备案表，工资薪金发放清册，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册等。
第五条 学校财务部门要建立严格、合理、科学的会计凭证传递程序，健全各类账簿的记录和保管要求，统一各类财务报告的格式和编报时间，保证会计档案的完整、及时、规范。
第六条 会计档案的装订
1、每年形成的会计档案，应当由学校各级财务部门按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。
2、会计电算化过程中形成的会计数据，应当打印纸质会计资料，交会计档案管理岗统一装订、归档。
3、会计档案管理岗每月根据记账凭证的数量定期及时进行整理，装订成册，防止记账凭证散乱和遗失。要求每册厚薄基本均匀。厚度以3公分为宜，并装入会计档案盒，做到整齐美观。作为档案的记账凭证应按照规定的内容填制齐全，审核人员、复核人员、出纳人员应在办理完审核、复核或收付款手续后在凭证上签名或盖章。
4、对装订成册的案卷封面应逐项按规定填写清楚，标题要简明、确切地反映卷内材料的内容和名称，注明所属会计年度，起止日期。内页按顺序逐一编号，封面须用钢笔书写，禁止使用圆珠笔、铅笔。并加盖部门公章和财务负责人或会计主管人员的签章。
5、对各类财务报告，应区分财务报告的性质按照月、季、年度保存。作为会计档案的各类财务报告应加盖部门公章，财务负责人或会计主管人员签章及填报或者编制人的签章。
第七条 纸质会计档案的保管
1、会计档案保管人员必须建立备查簿，用以记载案卷内材料的缺损、修复、补充、移出、损毁等需要说明的情况。同时要做好会计档案的安全、防火、防盗、防霉、防蛀等工作，确保会计档案的安全和完整无缺。
2、当年形成的会计档案，应在会计年度终了后60日内，移交给学校财务部门会计档案管理员。
3、为方便会计档案的查阅和利用，会计档案在会计年度终了后暂由学校财务部门保管1年。期满后由会计档案管理员将应归档的会计档案编制移交清册一式二份送学校财务部门负责人审核签字后，连同案卷集中向学校档案管理部门办理移交手续，经档案部门负责人签字后，双方各持一份。
4、会计档案保管期限分为永久、定期两类（具体分类见附表），定期保管期限为5年、15年、25年三类。会计档案的保管期限，从当年会计年度终了后的第一天算起。本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。
第八条 电子会计档案保管
1、电子会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据，以及其他磁性介质或光盘存储的会计数据。电子会计档案由系统管理员保管。
2、电子会计档案存放地点应达到防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等要求，重要会计档案应准备双份，并定期进行检查，防止因磁性介质损坏导致电算化会计档案丢失。
3、电子会计档案必须严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。
第九条 会计档案的使用
1、会计档案（包括电子会计档案）原则上不得借出。如有需要，经学校财务部门负责人批准，可办理相应手续进行查阅或者复制。本校人员查阅会计档案，需填写《财务档案查阅申请表》，经学校财务部门负责人批准方可查阅。委托他人查阅会计档案，除了递交《财务档案查阅申请表》，还需出具书面授权书；校外单位查阅会计档案，需有正式介绍信，经学校财务部门负责人批准方可查阅，并做好登记。借阅会计档案的人员严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。
2、已经立卷归档的会计档案，任何人不得私自拆封或抽换。尚未移交给学校档案管理部门的会计档案，确需拆封重新整理的，报学校财务部门负责人批准后，由学校财务部门派人监督办理；已移交给学校档案管理部门保管的会计档案，原则上应保持原卷宗的封装，个别需要拆封重新整理的，学校档案管理部门应当会同学校财务部门、审计部门和经办人员共同拆封整理。
第十条 会计档案的销毁
学校财务部门、学校档案管理部门应定期对会计档案进行清理和鉴定，至少每年应清理一次。保管期满但尚未结清的债权债务原始凭证、记账凭证和涉及到其他未了事项的原始凭证、记账凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止，单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。对保管期满并经过鉴定，已无保存价值的会计档案应当按照规定程序及时销毁。
销毁程序如下：
1、由学校档案管理部门会同财务部门提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
2、成立档案鉴定小组，对需销毁档案进行鉴定并出具鉴定报告。
3、由学校档案管理部门和学校财务部门负责人在销毁清册上签署意见，报分管财务和档案工作的校领导审批。
4、将待销毁会计档案交保密局统一销毁。
第十一条 学校下属独立法人单位参照本办法执行,或结合本单位具体情况制定相应的会计档案管理办法,报学校财务部门备案。
第十二条 本办法由学校计财处负责解释，原有规定与本办法不符的，以本办法为准。
第十三条 本办法自公布之日起执行。
附表：浙江农林大学会计档案保管期限表
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序号
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档案名称
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保管期限
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备注
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一、会计凭证类
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1
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原始凭证
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30年
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2
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记账凭证
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30年
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二、会计账簿类
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3
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总账
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30年
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包括日记总账
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4
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明细账
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30年
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5
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现金出纳账、银行存款账
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30年
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6
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固定资产明细账
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固定资产报废清理后保管5年
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7
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辅助账簿
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30年
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三、财务报告类
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8
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月、季度财务报告
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10年
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包括文字分析。学校所属部门报送的保管2 年
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9
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年度财务报告（决算）
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永久
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包括文字分析
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四、其他类
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10
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部门预算
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永久
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11
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会计移交清册
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30年
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12
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工资发放清册
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永久
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13
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会计档案保管清册
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永久
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14
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会计档案销毁清册
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永久
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15
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会计档案鉴定意见书
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永久
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16
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银行对账单、余额调节表
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10年
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17
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票据存根
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5年
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